Datenschutzerklärung

Informationen gemäß Art. 13 & 14 DSGVO

1. Datenschutz auf einen Blick

Der Schutz deiner Familiendaten ist Kern von Niki: Wir verkaufen keine Daten und zeigen keine Werbung. Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für den Betrieb der App, der Website und ihrer Funktionen erforderlich ist.

2. Hosting & Server-Logs

Die Website niki.family, die Web-App und der Niki-Server (inklusive Datenbank) laufen auf Servern der IONOS SE (Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur) in einem Rechenzentrum in Deutschland. Mit IONOS besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).

Beim Aufruf der Website oder der App werden technisch notwendige Daten verarbeitet (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt, abgerufene Ressource, Browser bzw. App-Version). Server-Logs und Datensicherungen bewahren wir höchstens 90 Tage auf. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer, störungsfreier Betrieb).

Die Website setzt keine Cookies und legt kein Nutzerprofil an. Schriften werden von unserem eigenen Server geladen.

Lesestatistik der Artikel. In Blog-Artikeln und Ideen zählen wir anonym, wie weit gelesen wird. Dein Browser meldet dafür an den Niki-Server nur, welche Seite aufgerufen wurde, ob ein Viertel, die Hälfte, drei Viertel oder das Ende des Textes erreicht wurde und ob der Hinweis auf die App gesehen oder angeklickt wurde. Gespeichert wird nur die Summe je Tag, Seite und Ereignis. Für die Zählung speichern wir weder deine IP-Adresse noch eine Kennung, setzen keine Cookies und legen nichts auf deinem Gerät ab; einzelne Besuche lassen sich so nicht nachverfolgen. Für die Meldung selbst gelten die Server-Logs oben. Schickt dein Browser das Signal „Global Privacy Control“ oder „Do Not Track“, wird nichts gemeldet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser Interesse, die Artikel zu verbessern). Die Buttons zur App in den Artikeln führen über Kurzlinks von Lotse (siehe Abschnitt 12).

3. Konto & Anmeldung

Für die Nutzung von Niki legst du ein Konto an. Verarbeitet werden u. a. dein Name, deine E-Mail-Adresse, optional Geburtstag und deine gewählte Identitätsfarbe.

• E-Mail-Einmalcode: Zur Anmeldung schicken wir dir einen Code per E-Mail. Der Versand erfolgt über Brevo (Sendinblue SAS, 106 boulevard Haussmann, 75008 Paris, Frankreich) als Auftragsverarbeiter.
• Anmelden mit Apple oder Google: Wählst du diese Option, erhalten wir von Apple bzw. Google eine Bestätigung deiner Identität und deine E-Mail-Adresse. Dabei gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen von Apple bzw. Google.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

4. Familien, Kinder & geteilte Inhalte

Niki ist für die Organisation über mehrere Haushalte gedacht. Du kannst Kinderprofile, Termine, Aufgaben, Routinen, Betreuungszeiten, Übergaben, Listen, Essenspläne, Ausgaben, Chats, Notizen und Info-Felder (z. B. Allergien, Ärzte, Schule) anlegen und mit eingeladenen Familienmitgliedern teilen. Wer welche Inhalte sieht, richtet sich nach der Rolle in der Familie, die du festlegst.

Diese Inhalte, teils besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitshinweise, Art. 9 DSGVO), verarbeiten wir ausschließlich zur Bereitstellung der von dir gewählten Funktionen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b sowie, soweit erforderlich, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (deine ausdrückliche Einwilligung).

5. Fotos, Dokumente & Dateien

Fotos, Videos, Belege und Dokumente (z. B. im Dokumenten-Tresor eines Kindes oder im Freundeskreis) speichern wir in einem privaten Speicher bei Cloudflare (Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA) als Auftragsverarbeiter. Es gibt keine öffentlichen Links: Jeder Abruf läuft über unseren Server, der prüft, ob du die Datei sehen darfst. Gelöschte Beiträge im Freundeskreis bleiben noch 30 Tage gespeichert, damit Meldungen nachvollziehbar bleiben. Danach werden sie endgültig gelöscht.

6. Freunde, Playdates & Familien-Verbindungen

Verbindest du eure Familie per QR-Code oder Einladungslink mit einer anderen Familie, werden zur Koordination von Playdates, Events, Beiträgen und Chats die dafür notwendigen Daten zwischen den verbundenen Konten ausgetauscht (z. B. Kindername, Zu- oder Absage, Nachrichten, geteilte Fotos). Externe Gäste ohne Niki-Konto erreichen wir über teilbare Seiten zum Zu- oder Absagen. Inhalte können gemeldet werden; Meldungen prüfen wir. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

7. KI-gestützte Funktionen

Einige Funktionen nutzen künstliche Intelligenz. Die Verarbeitung erfolgt serverseitig über Azure OpenAI und Azure Speech der Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland, als Auftragsverarbeiter. Die Azure-Ressource von Niki liegt in der Region Schweden (Sweden Central). Microsoft verwendet die übermittelten Daten nicht zum Training der Modelle. Azure prüft Ein- und Ausgaben mit Inhaltsfiltern; Microsoft kann Eingaben und Ausgaben bis zu 30 Tage zur Missbrauchserkennung speichern und von autorisiertem Personal prüfen lassen. Die Schlüssel für diese Dienste liegen nur auf unserem Server, nie in der App.

KI-Funktionen lösen immer Erwachsene aus; Kinder geben keinen Text an eine KI ein. Niki macht Vorschläge, gespeichert wird nur, was du übernimmst. Im Einzelnen übermitteln wir:

• Schnellerfassung („Sag Niki…“): deinen getippten oder diktierten Text, die Rufnamen deiner Kinder (damit Niki „Lina“ dem richtigen Kind zuordnet) und die aktuelle Uhrzeit. Den Vorschlag prüfst und bestätigst du.
• Ton-Hinweis im Chat: Wenn du eine Nachricht abschickst, geht der Entwurf einmal zur Einschätzung des Tons an Azure OpenAI. Klingt er scharf, schlägt Niki vor, kurz durchzuatmen; ob und wie du sendest, entscheidest du. Der Entwurf wird dafür nicht gespeichert; gespeichert wird nur die Nachricht, die du tatsächlich sendest.
• Stundenplan aus einem Foto: das Foto, das du dafür auswählst. Erkannte Stunden zeigen wir dir zur Prüfung an; das Foto speichern wir nicht.
• „Mit Niki ausfüllen“ (eigenes Event vorschlagen): den Link oder Text, den du eingibst. Einen Link ruft unser Server ab und übergibt den Text der Seite. Das Ergebnis füllt nur das Formular vor; eingereichte Events prüfen wir vor der Veröffentlichung.
• Aufbereitung von Freizeit-Events: öffentliche Beschreibungen von Veranstaltungen aus unseren Quellen, ohne Daten von dir.
• Gute-Nacht-Geschichten (Niki Premium): den Rufnamen deines Kindes (ohne Nachnamen), sein Alter, einen Hinweis auf Pronomen, wenn du das Geschlecht angegeben hast, die von dir gewählten Bausteine (z. B. Held, Ort, Thema, Stimmung, Länge, ein Kuscheltier-Name) und bei einer Fortsetzung Titel und Zusammenfassung der vorigen Geschichte. Keine Nachnamen, Adressen, Gesundheitsangaben, Termine, Übergabe-Notizen oder Fotos. Wünscht sich ein Kind eine Geschichte, entsteht sie erst, wenn ein Elternteil zustimmt.
• Vorlesestimme (Niki Premium): Titel und Text der fertigen Geschichte an Azure Speech; zurück kommt eine Audiodatei. Es wird kein Audio von dir oder deinem Kind gesendet.
• Rätselvorschläge in der Schatzsuche (Niki Premium): das von dir eingegebene Versteck (höchstens 40 Zeichen) und das Alter des jüngsten Kindes. Die Vorschläge speichern wir nicht. Fotos und Hinweise der Schatzsuche bleiben auf deinem Gerät.

Speicherung bei Niki. Geschichten speichern wir in unserer Datenbank, Vorlese-Aufnahmen in einem privaten Speicher; beides sehen nur Personen, die das Kind in Niki sehen dürfen. Für jeden KI-Aufruf speichern wir ein Nutzungsprotokoll (wer, welche Funktion, Menge an Text, Zeitpunkt, ohne Inhalt) für Kontingente und Kostenkontrolle und löschen es nach 13 Monaten.

Melden. Jede KI-Geschichte und jeder Rätselvorschlag lässt sich in der App melden und wird sofort ausgeblendet. Zur Prüfung sehen wir den gemeldeten Text samt deiner Notiz.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Vertrags über die von dir genutzte Funktion).

8. Spracheingabe

Sprichst du eine Eingabe ein, nutzt Niki den Sprachdienst deines Betriebssystems bzw. Browsers (Apple, Google oder Browser-Hersteller). Ob die Umwandlung in Text auf deinem Gerät oder auf Servern des jeweiligen Anbieters erfolgt, entscheidet das Betriebssystem; dabei gelten dessen Datenschutzbestimmungen. Niki selbst speichert keine Tonaufnahmen, sondern nur den erkannten Text, den du bestätigst. Die Spracheingabe nutzt du nur, wenn du sie aktiv startest und das Mikrofon freigibst. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

9. Benachrichtigungen & Widgets

Mit deiner Einwilligung senden wir Push-Benachrichtigungen (z. B. Erinnerungen vor Terminen, Übergaben, neue Nachrichten oder Beiträge). Damit die Widgets auf deinem Startbildschirm aktuell bleiben, schicken wir ihnen außerdem stille Push-Nachrichten mit genau den Daten, die das Widget anzeigt (z. B. Vorname des Kindes, nächster Termin, offene Aufgaben), aber keine Gesundheitshinweise, Notizen, Adressen oder Chat-Inhalte.

Neue Chat-Nachrichten: Diese Benachrichtigung zeigt den Anfang der Nachricht und den Namen der Person, die geschrieben hat. So erkennst du sie auf dem Sperrbildschirm. Dafür läuft dieser Text über die unten genannten Push-Dienste. Möchtest du das nicht, schalte die Benachrichtigungen ab; Vorschauen in den Systemeinstellungen auszublenden verbirgt den Text nur auf dem Sperrbildschirm.

Der Versand erfolgt über Lotse (Nearay GmbH, Neuköllnische Allee 80, 12057 Berlin; Server und Datenbank in Deutschland) als Auftragsverarbeiter sowie über die Push-Dienste von Apple (iOS) bzw. Google (Android). Damit eine Nachricht nur deine Geräte erreicht, meldet die App bei Lotse deine Nutzer-ID mit einer vom Niki-Server erzeugten Prüfsumme sowie das Push-Token des Geräts. Lotse löscht Titel, Text und Inhalt einer Nachricht nach 30 Tagen und die Nachricht selbst nach 90 Tagen. Beim Abmelden wird das Gerät bei Lotse zurückgesetzt. Du kannst Benachrichtigungen jederzeit in der App oder den Systemeinstellungen abschalten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

10. Feedback

Über „Feedback senden“ im Konto kannst du uns Fehler, Ideen oder Lob schicken, unsere Antworten unter „Meine Rückmeldungen“ lesen und auf dem Ideen-Board abstimmen. Dabei verarbeiten wir deine Nachricht, die gewählte Kategorie, auf Wunsch deine E-Mail-Adresse, technische Angaben (Gerätetyp, Betriebssystem, App-Version, Sprache, zuletzt geöffnete Seite) und einen Screenshot der Seite, von der aus du Feedback sendest. Im Screenshot sind alle Texte, Eingabefelder und vertrauliche Bereiche (z. B. Dokumente, Info-Felder, Chat, Fotos) geschwärzt; du kannst ihn vor dem Senden ansehen, markieren oder entfernen.

Optional kannst du eine Aufzeichnung der letzten 60 Sekunden auf dem Bildschirm anhängen. Sie entsteht nur im Speicher deines Geräts, ist genauso geschwärzt wie der Screenshot, verlässt das Gerät nur, wenn du den Schalter im Feedback-Formular einschaltest (er steht anfangs auf aus). Im Kindermodus wird sie gar nicht aufgezeichnet.

Feedback, Antworten und Stimmen speichert Lotse (siehe Abschnitt 9) als Auftragsverarbeiter, Screenshots und Aufzeichnungen in einem Speicher von Cloudflare in der EU. Sie werden gelöscht, wenn du dein Konto löschst. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung deiner Anfrage).

11. Nutzungsstatistik

Nur wenn du im Onboarding oder unter Konto › Datenschutz „Nutzungsstatistik“ einschaltest, erfasst die App, wie oft und wie lange Niki genutzt wird: App-Starts und Sitzungen und App-Updates, jeweils mit Gerätetyp, Betriebssystem, App-Version und Sprache. Inhalte wie Termine, Namen, Nachrichten oder Dokumente gehören nicht dazu. Die Auswertung läuft über Lotse (siehe Abschnitt 9); Werbe-IDs werden nicht genutzt, IP-Adressen speichert Lotse nur als gesalzenen Hash. Rohdaten werden spätestens nach 13 Monaten gelöscht. Du kannst die Einwilligung jederzeit im Konto widerrufen; danach werden keine Nutzungsdaten mehr gesendet und noch nicht gesendete verworfen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG.

12. Kurzlinks

Für Kampagnen und Beiträge nutzen wir Kurzlinks auf niki.lotse.dev. Rufst du einen solchen Link auf, verarbeitet Lotse den Aufruf (Zeitpunkt, Plattform, Sprache des Browsers, gekürzte IP-Adresse und User-Agent), um dich zur App oder in den Store weiterzuleiten. Installierst du Niki danach, gleicht Lotse beim ersten Start Plattform, Sprache und gekürzte IP-Adresse mit Aufrufen der letzten 60 Minuten ab, damit die App die verlinkte Seite öffnen kann; unter Android kann zusätzlich der Installations-Referrer von Google Play genutzt werden. IP-Bezug, Abgleichswert und User-Agent eines Aufrufs löscht Lotse nach 7 Tagen. Einladungs- und Verbindungs-Links laufen nicht über Lotse. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Weiterleitung und Reichweitenmessung unserer Links).

13. Niki Premium und In-App-Käufe

Niki Premium kaufst du als Abo über den App Store (Apple) oder Google Play. Die Zahlung wickeln Apple bzw. Google als eigene Verantwortliche ab; wir erhalten keine Zahlungsdaten. Damit das Abo für deine Familie freigeschaltet wird, prüft Lotse (siehe Abschnitt 9) den Kauf bei Apple bzw. Google und speichert dazu Produkt, Kaufdatum, Laufzeit, Abo-Status, die Transaktions-IDs des Stores und deine Nutzer-ID. Der Niki-Server speichert, für welche Familie dein Abo gilt und bis wann Premium läuft. Wiederherstellen überträgt einen Kauf auf das gerade angemeldete Konto. Kaufbelege bewahren wir nur so lange auf, wie es für das Abo und gesetzliche Pflichten nötig ist. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

14. Kalender

Kalender-Abo: Abonnierst du deinen Niki-Kalender in einer externen Kalender-App (Apple, Google, Outlook), stellen wir einen persönlichen Feed-Link bereit. Wer diesen Link kennt, kann den Kalender abrufen; du kannst den Link jederzeit zurücksetzen.

Externe Kalender einbinden: Fügst du einen externen Kalender per iCal-Adresse hinzu, speichern wir diese Adresse auf unserem Server und rufen damit regelmäßig deine Termine ab. Die Adresse ist für niemanden sonst in der Familie sichtbar und wird nicht weitergegeben. Rechtsgrundlage jeweils: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

15. Karten & Ortssuche

Niki liest den Standort deines Geräts nicht aus.

Umkreissuche in Entdecken: Gibst du einen Ort, eine Adresse oder eine Postleitzahl ein, schickt unser Server diesen Text an den Dienst Nominatim der OpenStreetMap Foundation (St John’s Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge, CB4 0WS, Vereinigtes Königreich), um ihn in Koordinaten umzuwandeln. Die Anfrage kommt von unserem Server, nicht von deinem Gerät; Nominatim erhält also nur den eingegebenen Text. Die Koordinaten bleiben auf deinem Gerät und werden mit der Event-Suche an unseren Server gesendet, aber nicht in deinem Konto gespeichert.

Kartenansicht: Karten in Entdecken lädt die App direkt beim Dienst OpenFreeMap der Hyperknot Software Kft. (Ungarn). Dabei erhält OpenFreeMap technisch die IP-Adresse deines Geräts und den angezeigten Kartenausschnitt; laut OpenFreeMap werden Zugriffsprotokolle nach 7 Tagen gelöscht.

Beide Dienste nutzt die App nur, wenn du die jeweilige Funktion verwendest. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

16. Schulessen

Verbindest du Niki mit dem Bestellportal des Schul-Caterers, speichern wir die Kundennummer und das Portal-Passwort (verschlüsselt) und rufen damit den Speiseplan und das bestellte Essen ab. Niki bestellt nichts und gibt die Daten an niemanden weiter. Speiseplan-Einträge löschen wir nach 60 Tagen automatisch; „Verbindung trennen“ löscht alle Daten sofort. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

17. Fehler- und Absturzberichte

Damit wir Fehler schnell beheben können, sendet die App bei Abstürzen und Fehlern technische Berichte an Sentry (Functional Software, Inc., 45 Fremont St., San Francisco, CA 94105, USA) als Auftragsverarbeiter. Ein Bericht enthält z. B. Fehlermeldung, App-Version, Gerätetyp und Betriebssystem; Inhalte wie Termine, Nachrichten oder Dokumente gehören nicht dazu. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (stabiler, fehlerfreier Betrieb).

18. Empfänger & Drittländer

Wir geben Daten nur an die oben genannten Dienstleister weiter, die uns beim Betrieb unterstützen (IONOS, Brevo, Cloudflare, Microsoft, Lotse, Sentry). Mit ihnen bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO. Einige Anbieter (Cloudflare, Sentry) haben ihren Sitz in den USA; Lotse übermittelt Push-Nachrichten an Apple und Google, die ebenfalls in den USA sitzen; Microsoft kann für Support und Missbrauchsschutz auch von außerhalb der EU auf Daten zugreifen. Eine Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework bzw. von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 45, 46 DSGVO).

Nominatim (OpenStreetMap Foundation, Vereinigtes Königreich) und OpenFreeMap (Ungarn) sind keine Auftragsverarbeiter, sondern eigenständige Dienste mit eigenen Datenschutzbestimmungen (Abschnitt 15). Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO). Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten.

19. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen es vorsehen.

Konto löschen. Du kannst dein Konto jederzeit in der App löschen; wie das geht, steht auf niki.family/konto-loeschen. Dabei passiert sofort Folgendes:

• Deine Anmeldedaten werden gelöscht und dein Profil wird geleert (Name, E-Mail-Adresse, Telefon, Geburtstag, Bild und Einstellungen). Hast du dich mit Apple angemeldet, widerrufen wir die Anmeldung auch bei Apple.
• Alles, was Lotse zu deinem Konto gespeichert hat (Geräte, Feedback, Nutzungsdaten, Push-Token), wird gelöscht.
• Kinder, die nur du in Niki betreust, löschen wir mit ihren Dokumenten, Info-Feldern, Geschichten und Vorlese-Aufnahmen. Verweisen noch Daten anderer auf ein solches Kind (z. B. ein Termin des anderen Elternteils oder eine gemeinsame Ausgabe), archivieren wir es stattdessen. Betreut ein Kind noch jemand anderes, bleibt es mit seinen Daten bei dieser Person.
• Familien, die du mit anderen teilst, gehen an ein anderes Mitglied über; offene Einladungen ziehen wir zurück.
• Inhalte, die auch anderen gehören, bleiben für sie erhalten, aber ohne deinen Namen: Chat-Nachrichten, gemeinsame Ausgaben und Übergabe-Notizen erscheinen dann als „Gelöschtes Konto“.
• Deine Beiträge im Freundeskreis blenden wir sofort aus und löschen sie nach 30 Tagen endgültig.

KI-Nutzungsprotokolle (ohne Inhalt) löschen wir nach 13 Monaten. Reste in Server-Logs und Datensicherungen verschwinden spätestens nach 90 Tagen.

20. Deine Rechte

Dir stehen gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich deiner personenbezogenen Daten zu:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung genügt eine Nachricht an hallo@niki.family. Außerdem hast du das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg, Stahnsdorfer Damm 77, 14532 Kleinmachnow.

21. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um deine Daten gegen Verlust, Manipulation und unbefugten Zugriff zu schützen (u. a. Transportverschlüsselung TLS, verschlüsselte Speicherung von Zugangsdaten, Zugriffsprüfung bei jedem Abruf, Eltern-PIN für den Kindermodus).

22. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald sich die Verarbeitung ändert oder rechtliche Vorgaben dies erfordern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Stand: Oktober 2026